-6°C
Descopera cum iti poti organiza biroul cu ajutorul bibliorafturilor
Te-ai saturat de o dezorganizare constanta in actele si documentele cu care lucrezi constant sau sunt depozitate pe termen lung? In cazul in care cautati mereu documente importante si le gasiti intotdeauna in locurile unde va asteptati mai putin trebuie sa aflati cum sa va organizati mai eficient acasa sau la birou cu ajutorul unor bibliorafturi incat totul sa ramana la locul sau.
Simti ca nu mai detii controlul asupra actelor pe care le gestionezi, acestea se pierd, iar ulterior sunt gasite in cele mai putin asteptate locuri? Este indicat sa va luati cateva ore doar pentru reorganizarea acestora astfel incat randamentul dumneavoastra sa fie exclusiv asupra activitatilor de lucru si mai putin in gestionarea situatiilor de acest fel.
Incepeti prin a aduna majoritatea documentelor pe care le pastrati acasa sau in birou, primul pas este sortarea acestora, iar cele ce nu mai sunt necesare ori utile, cu siguranta nu are rost sa mai pastrati spre exemplu facturi vechi, chitante, bonuri sau alte documente precum sunt garantiile pentru articole pe care nu le mai aveti sau nu mai intra in planurile dumneavoastra.
Achizitionati un set de bibliorafturi pentru birou indicat este sa optati pentru cele colorate, astfel puteti diferentia usor continutul pe care doriti sa il inmagazinati in acestea, ba mai mult le puteti asorta cu alte elemente pe care le aveti in spatiul de lucru sau depozitare, astfel creati o atmosfera de lucru mult mai placuta.
Acele bibliorafturi din carton au denumirea de marmorat, fiind negre, simple neplastefiate la suprafata, avantajul acestora il confera pretul care este mult mai redus decat la cele din plastic, in mod normal se gasesc incepand de la aproximativ 5 lei pe bucata, astfel achizitionarea constanta de astfel de produse pentru arhivarea documentelor de catre firme nu constituie o investitie majora avand in vedere avantajele pe care le au.
Asigurati-va ca, stiti totul despre produsele ce urmeaza sa le cumparati, astfel mecanismul unui biblioraft poate inmagazina pana la 500 coli de hartie, iar volumul poate scadea considerabil daca alegeti sa puneti in ele si dosare sau file de plastic.
Marginea dispusa in partea inferioara a acestora este fie simpla sau metalica, cea din urma are un avantaj de a mentine stabilitatea lor pe termen lung timpul nu va afecta acest lucru. Inelul metalic ce apare pe partea frontala a lor are ca scop extragerea facila de pe raftul de depozitare unde sunt tinute acestea, incat atunci cand dorest sa rasfoiesti documentele contabile.
Poate de multe ori v-ati intrebat care este scopul etichetei de pe cotor, aceasta este necesara pentru scrierea continutului, a perioadei de timp pentru care sunt depozitate documentele, iar firmele trebuie sa pastreze actele de contabilitate precum facturile de intrare sau iesire pe o perioada de zece ani, astfel pentru o evidenta mai buna este indicat sa completati pe acestea toate detaliile necesare.
In cazul in care considerati ca anumite documente pot fi utile in continuare, dar nu este necesara pastrarea fizica este indicat sa il arhivati intr-o forma digitala, in acest sens puteti efectua o scanare sau o fotografie pentru salvarea lor.
O alta idee de depozitare daca nu sunteti adeptii utilizarii de bibliorafturi o reprezinta cutiile din carton pentru arhivare, aici puteti pune direct foile sau dosarele fie ele de incopciat cu sina sau plic, puteti nota acestea in spatiul creat special sau cu notite adezive, iar aceste pot servi drept nota informativa pentru dumneavoastra pentru diferite data, de exemplu termene de plata ce urmeaza sa fie scadente.
Este indicat sa respecatati prevederile privind stocarea securizata a documentelor ce contin anumite date, prin acest lucru este menita confidentialitatea si restrictionarea accesului anumitor persoane la informatii neautorizate ce se pot afla in bibliorafturi din birouri sau camerele concepute special pentru pastrarea actelor.
La fiecare cateva luni este recomandat sa verificati starea documentelor si sa renuntati la cele ce nu mai sunt valide, astfel evitati sa tineti actele la temperaturi ridicate sau foarte scazute, riscul ca acestea sa se degradeze mult mai rapid este semnificativ mai mare.
Accesoriile pe care le mai puteti utiliza atunci cand va organizati actele in bibliorafturi sunt urmatoarele si va ajuta si simplifica munca, perforatorul este unul dintre cele mai importante articole, deoarece poate perfora un numar seminificativ, de facturi sau avize ce trebuiesc pastrate, este indicat sa alegeti modelele metalice cu un nr mai mare de foi, deoarece folosit zilnic nu se va uza usor.
Separatoarele din carton sau plastic se folosesc pentru delimitarea foilor in interiorul biblioraftului, primele mentionate se gasesc sub diferite culori, pentru a le putea separa in functie de aceasta, iar celelalte au aspecte precum numarul de zile, luna sau in ordine alfabetica.
Speram ca informatiile oferite sunt cu tot ceea ce trebuie sa stiti despre arhivarea documentelor si a articolelor utilizate pentru o buna eficienta la birou, dar si acasa in cazul in care a devenit un loc obijnuit de lucru. Nu uitati, utilizati bibliorafturi din plastic sau de carton, sunt ieftine si eficiente.
Zilele comunei Şicula (ediția I) 
Comemorarea eroilor căzuți la Miniș în septembrie 1944 
GHIOROC - Închiderea Festivalului Ghioroc Summer Fest 
Sărbătoarea plăcintelor întinse la Căsoaia 
Tradiții și Obiceiuri Codrenești la Hășmaș 
Zilele localității Cil și Paradă Retromilitară cu ieșire în Valea Rădești 
Praznicul de Pită Nouă de la Pecica, un eveniment deosebit 
Beliu - Praznicul de pită nouă la ediția cu numărul 47 
Ruga de Sfântul Ilie de la Păiușeni 
Întâlnirea Codrenilor în satul de vacanță Groșeni 
15 august - Hramul Bisericii Ortodoxe Măderat 
Zilele comunei Vinga, un eveniment de excepție cu artiști consacrați 